Đối với các doanh nghiệp, “Grand opening” không phải là thuật ngữ xa lạ gì. Vậy, bạn có biết thế nào là Grand opening? Quy trình để tổ chức một Grand opening? và để có một Grand opening thành công đơn vị tổ chức phải chuẩn bị những thủ tục xin phép như thế nào? Nếu bạn chưa nắm rõ những vấn đề trên thì hãy tham khảo bài viết của linhmarketing.com để hiểu rõ hơn.
1. Grand opening là gì?
Hiện nay có 2 cách định nghĩa về Grand opening
Thứ nhất, là Đại hội cổ đông
Đây là cuộc họp thường niên hoặc đột xuất của các cổ đông, nó chỉ diễn ra tại các công ty cổ phần, với mục đích là tổng kết lại hoạt động kinh doanh của công ty trong một định kỳ nhất định, biểu quyết về chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty thời gian tới. Đồng thời, xử lý các vấn đề quan trọng liên quan đến đường lối. Bầu ra các vị trí quan trọng như Chủ tịch hội đồng quản trị mới,…
Thứ hai, là Lễ khai trương
Đây là cách hiểu thông dụng và được sử dụng phổ biến nhất. Grand opening là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu cho quá trình hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Trong buổi lễ khai trương thường quy tụ đông đảo khách mời từ nhà đầu tư, đối tác, khách hàng, bạn bè, người thân và tập thể nhân viên của doanh nghiệp, tổ chức đó.
2. Quy trình lên kế hoạch cho Grand opening nhà hàng
Grand opening là bước khởi đầu quan trọng của một nhà hàng. Đó là sự kiện giúp nhà hàng tiếp cận và thu hút được sự chú ý của công chúng, gia tăng khả năng tiếp cận với các đối tượng khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, việc đầu tư xây dựng kế hoạch và triển khai grand opening là bước đầu quan trọng mà các chủ đầu tư, quản lý nhà hàng phải chú trọng.
Lựa chọn ngày đặc biệt
Theo quan niệm của người phương Đông, việc tính toán ngày lành tháng tốt để khai trương, động thổ, cưới hỏi,… là việc làm rất quan trọng để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp. Chính vì vậy, bước đầu tiên của một kế hoạch grand opening cho nhà hàng là lựa chọn được thời gian cụ thể, phù hợp.
Sáng tạo chủ đề
Một chủ đề được tạo ra dựa trên concept của buổi lễ khai trương sẽ giúp cho nhà hàng của bạn dễ dàng thu hút, gây ấn tượng cho khách mời. Chỉ cần một chủ đề đơn giản thể hiện được phong cách của nhà hàng và đem đến cho khách sự gần gũi.
Xây dựng kế hoạch khuyến mãi, tặng quà
Trong sự kiện Grand opening không thể thiếu chương trình quà tặng cho khách mời và khuyến mại, giảm giá cho khách hàng. Đây là chương trình được khách mời mong chờ nhất và cũng giúp nhà hàng hút khách. Bạn phải xác định mức chi phí đầu tư cụ thể cho chương trình khuyến mại, giá trị quà tặng. Đồng thời, kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp với khả năng tài chính của nhà hàng.
Lên kế hoạch chương trình cụ thể
Một kế hoạch cụ thể giúp bạn dễ dàng vạch ra các bước triển khai hiệu quả: khung timeline, đối tượng và số lượng khách mời, trang trí nhà hàng, tổ chức nhân sự. Để có được kế hoạch tốt nhất, bạn cần phải chuẩn bị trước đó ít nhất 2 – 3 tháng trước khi buổi Grand opening diễn ra. Điều này sẽ giúp sự kiện grand opening của nhà hàng diễn ra tốt đẹp, hạn chế tối đa sai sót không đáng có.
Chọn lựa chiến lược quảng cáo phù hợp
Các bạn có thể lựa chọn 2 phương thức quảng bá sau:
Tiếp cận theo cách truyền thống: phát tờ rơi, coupon giảm giá, miễn phí tại các khu vực lân cận; treo băng rôn, banel, tại các tuyến phố tấp nập,…
Tiếp cận online: website của nhà hàng; diễn đàn, các page ẩm thực nổi tiếng, nhiều người theo dõi; treo banel trên các trang báo mạng, trang tin điện tử,…
Chuẩn bị đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp
Trước khi buổi lễ khai trương chính thức diễn ra, toàn bộ nhân viên nhà hàng phải được “tranining” cụ thể về quy trình đón, tiếp khách, thái độ phục vụ đối với khách hàng cũng như quy trình phục vụ nhà hàng.
Grand re-opening cho nhà hàng
Bên cạnh việc xây dựng chiến lược marketing lâu dài cho nhà hàng thì việc tổ chức grand re-opening cho nhà hàng là điều rất cần thiết. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng ứng phó trong trường hợp, nhà hàng tuy vẫn đang hoạt động kinh doanh bình thường nhưng có vài sự thay đổi trong lắp đặt trang thiết bị mới, thay đổi “concept” ,…
3. Thủ tục xin giấy phép tổ chức Grand opening
Để tổ chức sự kiện Grand opening, chắc chắn các bạn sẽ phải đối diện với việc xin giấy phép tổ chức: địa điểm tổ chức, kế hoạch cho đến việc thực thi,… Để có một buổi Grand opening thành công, bạn cần phải nắm rõ những điều cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện sau đây.
Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép
Khi đã lựa chọn được ngày tổ chức và có kế hoạch tổ chức bạn phải hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng để sát ngày sự kiện diễn ra mới nộp. Bởi vì, có nhiều tình huống có thể phát sinh mà bạn không lường trước được cần phải sửa đổi giấy tờ cấp phép. Các bạn nên nộp hồ sơ xét duyệt trước ít nhất là 30 ngày.
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép
Bao gồm:
+ Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức).
+ Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
+ Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
+ Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
+ Bản ghi lời bài hát (lyric).Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó (đối với những chương trình tổ chức với quy mô lớn).
+ Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
+ Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
Các bạn cần chú ý, tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.
Xin cấp phép tại các địa phương
Nếu bạn chuẩn bị tổ chức Grand opening cho một chuỗi nhà hàng của mình, sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, thì bạn chỉ cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.
Bạn cần đặc biệt chú ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại các tỉnh thành khác. Với những sự kiện mang tầm vóc lớn, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của UBND Tỉnh (gồm: cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của những nhân vật tầm cỡ),…).
Còn ngoài ra, tùy quy định của từng địa phương về các thủ tục cấp phép, thì bạn phải đến làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm.
Một số lưu ý khác
Khi tổ chức sự kiện bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường, xã nơi tổ chức để họ cùng biết và hỗ trợ trong những trường hợp gây mất trật tự an ninh, ách tắc giao thông.
Một điều lưu ý đặc biệt dành cho những đơn vị tổ chức Grand opening là tuyệt đối không đụng đến các vấn đề nhạy cảm như: chính trị hay tôn giáo.
Để có một lễ khai trương thành công bạn phải thật cẩn trọng và am hiểu trong việc xây dựng, triển khai kế hoạch thực hiện cũng như xin cấp giấy phép tổ chức để tránh những sự cố không đáng có.
