Nhân viên đặt phòng làm gì? Kỹ năng mà nhân viên đặt phòng phải có

Khách sạn muốn đảm bảo hoạt động đúng quy trình và hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, chắc chắn không thể thiếu đội ngũ nhân viên đặt phòng. Họ là những người thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận nhu cầu và tiến hành đặt phòng theo nhu cầu của của khách hàng, đồng thời, phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo việc phục vụ phòng nghỉ cho khách một cách nhanh và chất lượng nhất. Công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn khá đơn giản, nhưng đòi hỏi có sự cẩn thận, tỉ mỉ và phải có kỹ năng tốt về giao tiếp và chuyên môn khách sạn.

Vậy công việc cụ thể của nhân viên đặt phòng khách sạn là gì? Làm sao để trở thành nhân viên đặt phòng chuyên nghiệp? Hãy cùng linhmarketing tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

nhan-vien-dat-phong

1. Công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn

Công việc đầu tiên trong ngày của một nhân viên đặt phòng là kiểm tra nguồn khách đặt phòng của khách sạn, đặc biệt là những khách hàng phòng qua đại lý trung gian, qua hệ thống các website đặt phòng  khách sạn trực tuyến, đồng thời, tiếp nhận những yêu cầu đặt phòng trực tiếp của khách hàng. Đối với những khách hàng đặt phòng gián tiếp, nhân viên sẽ phải gọi điện để xác nhận và lấy thông tin của khách hàng. Khi nhận yêu cầu đặt phòng của khách hàng dù trực tiếp hay gián tiếp, nhân viên phải lấy đầy đủ thông tin về: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số lượng khách, thời gian lưu trú, loại phòng, giá phòng và hình thức thanh toán, những yêu cầu đặc biệt (nếu có).

Ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng từ khách hàng, nhân viên phải kiểm tra lại hệ thống về số lượng phòng, loại phòng còn trống xem có đáp ứng được cho khách hàng hay không. Nếu khách sạn còn đủ phòng thì nhân viên đặt phòng chỉ cần thông báo cho khách hàng và để họ tiến hành bước xác nhận đặt phòng. Còn nếu số lượng phòng, loại phòng mà khách hàng yêu cầu không còn, thì nhân viên đặt phòng phải thông báo lại cho khách và giới thiệu, tư vấn cho khách sang những loại phòng còn trống khác.

nhân viên tổ đặt phòng khách sạn

Khi khách hàng quyết định đặt phòng, nhân viên phải gửi yêu cầu xác nhận đặt phòng cho khách có thể qua email, fax,… Và phải lưu thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý của khách sạn và chuyển chúng cho các bộ phận phụ trách đón tiếp và phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó, khi khách hàng có yêu cầu đổi phòng hoặc huỷ đặt phòng, nhân viên đặt phòng phải giải quyết nhanh chóng yêu cầu đó của khách và thông báo lại cho quản lý và các bộ phận liên quan. Hàng ngày, nhân viên đặt phòng phải tổng hợp danh sách khách hàng đã check-in và check-out để báo cáo với người quản lý và đội ngũ lễ tân để họ thực hiện công việc của mình.

2. Kỹ năng nhân viên đặt phòng khách sạn cần có

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên đặt phòng thường phải giao tiếp rất nhiều với khách hàng có thể trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua điện thoại, tin nhắn. Chính vì vậy, nhân viên đặt phòng phải là người có kỹ năng giao tiếp giỏi, sở hữu một giọng nói nhẹ nhàng, gây được thiện cảm cho khách hàng. Khi giao tiếp với khách hàng dù trực tiếp hay gián tiếp, nhân viên buồng phòng phải luôn tỏ ra thân thiện và lịch sự, tôn trọng khách hàng. Một nhân viên đặt phòng thông minh và có kỹ năng sẽ dễ dàng nắm bắt tâm lý của khách hàng thông qua lời nói, thái độ của họ để đưa ra cách ứng xử là sao hiệu quả nhất.

Nhân viên đặt phòng khách sạn

Kỹ năng thuyết phục

Không chỉ cần kỹ năng giao tiếp giỏi, nhân viên đặt phòng còn phải biết cách thuyết phục được khách hàng của mình. Ví dụ như trong nhiều trường hợp, khách muốn đặt phòng nhưng khách sạn lại không còn phòng trống phù hợp. Vậy thì, nhân viên đặt phòng phải thuyết phục làm sao để khách hàng thay đổi lựa chọn của mình với những loại phòng mà khách sạn còn trống. Hay trong những trường hợp khách hàng chưa chắc chắn có xác nhận đặt phòng hay không, người nhân viên đặt phòng phải thuyết phục làm sao để họ đưa ra quyết định cuối cùng là đặt phòng của khách sạn.

Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Nếu đội ngũ nhân viên đặt phòng biết cách chăm sóc khách hàng sẽ giúp cho khách sạn thu hút và gây được thiện cảm với khách hàng. Với những cử chỉ hoặc lời nói quan tâm, chăm sóc mang đến cho khách hàng cảm giác họ được chào đón, được quan tâm thì chắc chắn họ sẽ muốn quay trở lại khách sạn của bạn nhiều lần hơn nữa.

Công việc đặt phòng khách sạn

Trên đây là những thông tin về công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn mà linhmarketing.com muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã có cái nhìn cụ thể hơn về vị trí công việc này. Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi để có thêm những thông tin tham khảo hữu ích về kinh doanh khách sạn.

Nhân viên đặt phòng làm gì? Kỹ năng mà nhân viên đặt phòng phải có
5 (100%) 1 vote

You might also like More from author

Comments are closed.