Trong thời đại bùng nổ của công nghệ và internet, công việc quản lý khách sạn trở nên đơn giản hơn rất nhiều với các phần mềm quản lý thông minh và chuyên nghiệp. Hệ thống phần mềm quản lý, giúp cho công việc quản lý khách sạn đơn giản và hiệu quả hơn, không những thế, nó còn giúp cho khách sạn nâng cao được chất lượng các dịch vụ của mình, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu hiệu quả.
Chính vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý cho khách sạn, các chủ đầu tư cần hết sức lưu ý đến những tính năng có trong phần mềm để đảm bảo hệ thống quản lý mà bạn lựa chọn, có thể giúp bạn kiểm soát và quản lý hầu như tất các các công việc của khách sạn một cách khoa học và hiệu quả nhất.
Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta cùng nhau tìm hiểu 6 tính năng quan trọng mà bất kể phần mềm quản lý nào cũng phải đáp ứng được.
1. Quản lý nghiệp vụ
Phần mềm quản lý mà bạn sử dụng phải đảm bảo đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ trong khách sạn: từ nghiệp vụ lễ tân, đặt phòng, buồng phòng cho đến các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh và cả các nghiệp vụ như bán hàng, quầy bar, nhà hàng, spa, thể thao,…Tuy nhiên, hiệu quả quản lý hoạt động của bộ phận lễ tân vẫn là yêu cầu cần được chú trọng nhiều nhất, bởi vì, lễ tân là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc đáp ứng chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Một hệ thống quản lý khách sạn thông minh và chuyên nghiệp sẽ giúp giảm bớt áp lực công việc của nhân viên lễ tân, cho phép họ dễ dàng thực hiện thủ tục check-in, check-out cũng như đáp ứng các dịch vụ kèm theo cho khách hàng một cách tốt nhất. Ngoài ra, với hệ thống quản lý khách sạn thông minh, nhân viên lễ tân có thể dễ dàng thực hiện việc thay đổi phòng, đổi ngày cho khách hay cũng có thể cập nhật, sửa chữa thông tin khách hàng, đảm bảo tính bảo mật và độ an toàn thông tin cao .
2. Quản lý đặt phòng
Nếu như trước đây các khách sạn tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách hàng qua hai kênh chủ yếu là đại lý du lịch và đặt phòng trực tiếp, thì giờ đây, việc đặt phòng từ các website trực tuyến về du lịch, khách sạn hay qua chính website của khách sạn đó đang là đang ngày càng phổ biến hơn. Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý cho khách sạn các chủ đầu tư cần phải quan tâm đến khả năng xử lý đặt phòng để bảo công việc đạt được hiệu quả cao nhất.
Một hệ thống quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải được tích hợp tính năng vượt trội, có thể dễ dàng xử lý việc đặt phòng theo cá nhân, theo nguồn của các đại lý du lịch, các doanh nghiệp hay từ các trang web đặt phòng trực tuyến mà khách sạn hợp tác.
3. Quản lý điều hành khách sạn
Quản lý chính là nhiệm vụ, chức năng chính của hệ thống phần mềm quản lý khách sạn hiện nay, chúng giúp nhà đầu tư tiết kiệm thời gian và công sức trong việc kiểm soát và quản lý các công việc của khách sạn một cách khoa học và hiệu quả.
Điều quan trọng mà các chủ khách sạn cần ở phần mềm quản lý là việc cập nhật thông tin về thời gian thực, giúp họ dễ dàng nắm bắt được tình hình của khách sạn trong thời gian cụ thể, như: trạng thái phòng, khả năng cung cấp, tình hình dọn dẹp phòng,…
Ngoài ra, tính năng quản lý của phần mềm còn giúp cho chủ đầu tư nắm rõ tình hình tài chính, thu – chi, tình hình kho, vật tư,…
4. Hoá đơn và thanh toán
Phần mềm quản lý mà khách sạn bạn sử dụng phải có chức năng tạo hoá đơn và thanh toán cho khách sạn. Bởi vì, ngày nay có rất nhiều phương thức thanh toán mà khách hàng có thể sử dụng, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra và thanh toán trực tuyến, do đó phần quản lý nên tiếp nhận và phù hợp với phương thức thanh toán đó.
Ngoài ra, phần mềm quản lý cũng nên tích hợp các tính năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, phí phụ, chuyển tiền, tin ấn folio và các loại thuế.
5. Tổng hợp và báo cáo
Một hệ thống quản lý khách sạn thông minh có khả năng cung cấp các thông tin dữ liệu, để các bộ phận, phòng ban dễ dàng lập báo cáo, đồng thời, giúp cho nhà quản lý và chủ khách sạn dễ dàng theo dõi và điều hành công việc từ các báo cáo đó.
Số lượng công việc và hoạt động của bộ phận trong khách sạn thường khá đa dạng, với một lượng thông tin quá nhiều chủ đầu tư sẽ mất rất nhiều thời gian theo dõi và kiểm tra. Chính vì vậy, phần mềm bạn sử dụng cần có tính năng tổng hợp và báo cáo được tổ chức theo form tiêu chuẩn, đảm bảo đơn giản mà khoa học, giúp chủ khách sạn dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời hay các chiến lược quảng bá, truyền thông hiệu quả.
6. Tương tác các hệ thống thiết bị của khách sạn
Tuỳ theo quy mô, hệ thống cơ sở vật chất của khách sạn mà sẽ có hệ thống thiết bị, như: máy quét ID, Door lock, ngăn kéo tiền mặt, hệ thống bán hàng tự động, các cổng thanh toán khác hay các phần mềm tài chính kế toán được trang bị. Để công việc của khách sạn đảm bảo vận hành theo một hệ thống, quy trình, thì phần mềm quản lý khách sạn cần tích hợp và liên kết tốt với các phần cứng hoặc phần mềm khác.
